OFFICE MANAGER BARCELONE

Poste : le.la chargé∙e de gestion administrative assiste les équipes dans l’ensemble de leurs missions. Il∙elle assure le suivi administratif de l’activité, apporte une aide permanente aux équipes en termes d’organisation, de gestion, de suivi administratif et de gestion du personnel, ainsi qu’en termes de communication, d’information et de suivi des dossiers.

 

 

 

Vous aurez en charge les missions suivantes : 

·       Prendre en charge de façon globale la gestion administrative de différentes équipes

o   Gestion du secrétariat : 

o   Mise à jour des documents administratifs de la société 

o   Classer et archiver des dossiers  

o   Rédiger les courriers, notes et documents pour l’ensemble des services

o   Gérer les agendas, les plannings et organiser les déplacements et les réunions

o   Rédiger les comptes rendus des réunions

o   Optionnel : Gestions de la Web et réseaux sociaux 

o   Gestion comptable : gestion des paiements, des relances et des litiges. Trésorerie, recouvrement. 

o   Gestion administrative 

o   des éléments relatifs au personnel du service : 

§  Gestions des salaires

§  Assurer la gestion des congés et absences 

§  Saisie diverses (variables de paie, heures, arrêt maladie, etc.)

o   Gestions et révisions des contrats (assurances, véhicules, etc.) 

o   Optionnel : Faire l'interface avec certaines équipes : 

o   Passer les commandes

o   Demandes de devis

o   Suivi des livraisons

o   Suivi des stocks

o   Rapprochement des factures

·       Identifier et gérer les demandes des équipes, en fonction de leur degré d'urgence. Transmission de toutes les informations nécessaires au bon déroulement des missions des différents intervenants de l'équipe.

Des déplacements sont à prévoir en France.

QUALITES REQUISES